Od rezervácie po  Hlásenie pre políciu. Plne automaticky.

Best Guest je platforma, ktorá automatizuje registráciu hostí, prípravu hlásenia pre Cudzineckú políciu, vedenie knihy ubytovaných aj správu miestnych poplatkov pre ubytovateľov v Slovenskej republike.

Nie, Best Guest nie je PMS systém — zameriava sa výhradne na registráciu hostí a legislatívne povinnosti, nie na ceny, dostupnosť alebo synchronizáciu predajných kanálov.

Cudzinecká polícia SR je oficiálny úrad pre hlásenie pobytu cudzincov v SR. Ubytovatelia majú povinnosť údaje o zahraničných hosťoch evidovať a hlásiť.

Áno — Best Guest automaticky importuje rezervácie z Airbnb, Booking.com a väčšiny channel manažérov a PMS systémov.

Áno — Best Guest nenahrádza channel manager ani PMS systém, ale funguje súbežne s nástrojmi ako Guesty, Cloudbeds alebo Beds24 a zameriava sa na registráciu hostí a legislatívne povinnosti.

Áno — Best Guest knihu ubytovaných vedie automaticky a uchováva záznamy pripravené pre prípadnú kontrolu.

Áno — digitálna registrácia hostí je na Slovensku platná, ak zahŕňa digitálny podpis a kompletnú auditnú stopu, čo Best Guest spĺňa.

Nie — hostia si nemusia inštalovať žiadnu aplikáciu, registráciu dokončia priamo v prehliadači.

Ak už máte IČO, prístup do systému Cudzineckej polície a registráciu k miestnym poplatkom vo svojej obci, zvládnete sprevádzkovanie Best Guest zvyčajne do jednej hodiny. Ak niektorú z týchto registrácií ešte nemáte, je najprv potrebné ju vybaviť a počkať na potvrdenie od príslušných úradov. S registráciou na Cudzineckej polícii aj s nastavením miestnych poplatkov vám radi pomôžeme, aby bol celý proces čo najrýchlejší a bez zbytočnej administratívy.

Best Guest automaticky pripomína hosťom nedokončenú registráciu a zároveň vás upozorní na chýbajúce údaje. V administrácii navyše prehľadne vidíte stav každej rezervácie, takže prípadné problémy odhalíte včas a môžete registráciu dokončiť pri príchode.

Po tom, čo hostia dokončia online registráciu a vy skontrolujete ich údaje, Best Guest automaticky sformátuje kompletné hlásenie aj knihu ubytovaných, pripravené na manuálne podanie cez portal.minv.sk, bez nutnosti ručného prepisovania údajov.

Best Guest automaticky vypočítava miestne poplatky z pobytu na základe údajov o hosťoch, zohľadňuje osoby oslobodené od poplatku a pomáha vám zbytočne nepreplácať. Zároveň vytvára prehľadné reporty a podklady vyžadované obecným úradom.

Právnu zodpovednosť za správnosť dát nesie vždy hostiteľ. Best Guest funguje ako pomocný automatizačný nástroj: môžete dáta kontrolovať ručne alebo povoliť plnú automatizáciu, zodpovednosť za správnosť pri odoslaní však vždy zostáva na ubytovateľovi.

Nie — Best Guest nezbiera fotografie dokladov. Online formulár pred príchodom zbiera adresné údaje, zákonné informácie a digitálny podpis.

Best Guest ponúka dva cenové modely: platbu za jednotlivé dokončené check-iny bez paušálu, alebo mesačné či ročné predplatné s neobmedzeným počtom formulárov na ponuku — oba zahŕňajú kompletnú funkcionalitu bez skrytých príplatkov.

Best Guest sa pripája s Guesty, Hostaway, Smoobu, Lodgify, Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Avantio, Beds24, Hostfully, Hostify, Uplisting a ďalšími PMS a channel managermi.

Best Guest importuje vaše rezervácie z rezervačných kanálov alebo channel managerov, pošle každému hosťovi zabezpečený odkaz na online check-in pred príchodom a po overení pobytu automaticky pripraví požadované hlásenie pre Cudzineckú políciu, pripravené na podanie cez portal.minv.sk.

Áno — Best Guest môžete začať používať ešte pred dokončením registrácie na Cudzineckej polícii, a keď získate prístupové údaje, pomôžeme vám nastaviť automatickú prípravu hlásení na podanie.

Best Guest uchováva dáta po zákonom požadovanú dobu a umožňuje ich export kedykoľvek počas archivácie. Po uplynutí retenčnej lehoty sú dáta bezpečne vymazané.

Nie — hostia môžu registráciu dokončiť buď pred príchodom, alebo priamo pri príchode, hoci vyplnenie vopred výrazne zrýchli proces a pomôže odhaliť chýbajúce údaje včas.

Hostia môžu registračné formuláre vyplňovať vo svojom preferovanom jazyku. Best Guest automaticky prispôsobí rozhranie tak, aby bol proces čo najjednoduchší pre domácich aj zahraničných návštevníkov.

Áno — Best Guest chráni údaje hostí šifrovanou komunikáciou, auditnými záznamami a riadením prístupových práv v súlade s GDPR a slovenskými právnymi predpismi.

Kniha ubytovaných je zákonom vyžadovaná evidencia vedená ubytovateľom na Slovensku. Obsahuje údaje o hosťoch, pobytoch a súvisiacich povinnostiach. Best Guest ju automaticky spravuje a pripravuje pre prípadné kontroly aj exporty.

Best Guest nie je PMS systém. Nespravuje ceny, dostupnosť, distribúciu ponúk ani revenue management. Zameriava sa výhradne na registráciu hostí, online check-in, prípravu hlásenia pre Cudzineckú políciu, zákonné evidencie a legislatívne povinnosti.

Áno — Best Guest funguje pre jednotlivé apartmány, penzióny, hotely aj správcov väčších portfólií, a všetky rezervácie, registrácie hostí aj zákonné evidencie zostávajú prehľadne oddelené podľa jednotlivých ubytovaní.

Áno — knihu ubytovaných, prehľady miestnych poplatkov aj ďalšie záznamy môžete kedykoľvek exportovať pre kontrolu, obecný úrad, cudzineckú políciu alebo vlastný archív.

Best Guest automaticky kontroluje povinné polia a upozorňuje hostí na chýbajúce informácie. Ak si registrácia vyžaduje pozornosť, jej stav sa prehľadne zobrazí v administrácii a hosť dostane automatickú pripomienku na doplnenie údajov. Ubytovateľ má zároveň možnosť všetky údaje ručne upraviť alebo doplniť priamo v administrácii. Konečná kontrola a potvrdenie správnosti údajov tak vždy zostáva na strane prevádzkovateľa ubytovania.

Áno — hlavný hosť môže ostatných spolucestujúcich pozvať na samostatné vyplnenie údajov, alebo ich vyplniť za nich priamo; Best Guest podporuje oba spôsoby.

Áno — Best Guest môžete začať používať pre nové rezervácie bez nutnosti prevádzať historické záznamy, a ak budete chcieť staršie dáta importovať neskôr, radi pomôžeme.

Pred ukončením služby si môžete kedykoľvek exportovať svoje záznamy a zákonné evidencie. Vaše dáta zostávajú bezpečne dostupné a prenosné.

Áno — ponúkame bezplatnú skúšobnú verziu bez nutnosti zadávať platobnú kartu.

Best Guest podporuje správcov viacerých objektov aj externých správcov nehnuteľností. Prístupové práva a prehľadné rozhranie umožňujú efektívnu správu väčších portfólií.

Nie — hostia nemusia inštalovať aplikáciu ani si vytvárať účet; stačí otvoriť bezpečný odkaz a vyplniť údaje v prehliadači.

Nie — hostia môžu registračné údaje vyplniť ešte pred príchodom, takže si ich môžete vopred skontrolovať v administrácii.

Best Guest priebežne sleduje zmeny slovenských predpisov týkajúcich sa registrácie hostí, Cudzineckej polície a miestnych poplatkov. Aktualizácie systému vykonávame automaticky, takže nemusíte ručne upravovať formuláre ani procesy pri zmenách legislatívnych požiadaviek. Aktuálne požiadavky si vždy overte u svojej obce.

Áno — Best Guest funguje rovnako dobre pre jeden apartmán aj pre desiatky či stovky ponúk, takže môžete začať v malom a neskôr rásť bez zmeny procesov ani nutnosti prechodu na iný systém.

Pomôžeme vám s prvotným nastavením, prepojením integrácií aj registráciou na Cudzineckej polícii alebo miestnych poplatkov. Naším cieľom je, aby ste mohli začať s automatickou prípravou hlásení čo najskôr.

Hosť môže registráciu dokončiť na akomkoľvek zariadení s internetovým prehliadačom, vrátane počítača alebo tabletu. Ak to nie je možné, môže údaje doplniť ubytovateľ priamo v administrácii Best Guest.

Áno — Best Guest podporuje ako samoobslužné, tak osobné odbavenie hostí.

Best Guest podporuje rezervácie vytvorené cez verejné rezervačné odkazy aj vlastné webové stránky. Hosťom je možné automaticky zaslať registračné formuláre a spustiť proces online check-inu bez ručnej práce.

Áno. Ak máte od hosťa vyplnené všetky požadované údaje, môžete ubytovací formulár podať Cudzineckej polícii ešte pred samotným príchodom hosťa. Nie je nutné čakať na deň check-inu ani niekoľko dní po príchode. Právne predpisy stanovujú iba najneskorší termín na splnenie oznamovacej povinnosti voči Cudzineckej polícii SR, nie najskorší možný okamih podania. Ak sú údaje správne a kompletné, hlásenie cudzinca je možné pripraviť vopred. Best Guest preto pripraví kompletné hlásenie automaticky hneď po dokončení online check-inu hosťom, takže ho môžete Cudzineckej polícii podať cez portal.minv.sk ešte pred príchodom. Ak sa rezervácia zmení alebo bude zrušená, údaje je možné následne aktualizovať podľa pravidiel systému Cudzineckej polície.