Zásady spracovania osobných údajov pre ubytovateľov

1. Úvod

Spoločnosť Hotel Analytics s.r.o., IČO: 06723756, so sídlom Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Česká republika (ďalej len „my” alebo „prevádzkovateľ”) poskytuje webovú a mobilnú službu Best Guest na efektívnu správu registrácie hostí a plnenie zákonných povinností v oblasti krátkodobých prenájmov. Ochrana vašich osobných údajov je pre nás prioritou. Tieto zásady popisujú, ako spracúvame osobné údaje ubytovateľov v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov (GDPR).

2. Naša rola: prevádzkovateľ

Vo vzťahu k údajom popísaným v tomto dokumente (účet, fakturácia, komunikácia, marketing) vystupujeme ako prevádzkovateľ osobných údajov.

Vo vzťahu k osobným údajom vašich hostí, ktoré zhromažďujete prostredníctvom Služby (identifikačné údaje, cestovné doklady, údaje o pobyte a pod.), ste prevádzkovateľom vy a my vystupujeme ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR — pozri Sprostredkovateľskú zmluvu, Prílohu č. 1 Obchodných podmienok pre ubytovateľov. Spracovanie týchto údajov je popísané v Zásadách spracovania osobných údajov pre hostí, ktoré odporúčame sprístupniť svojim hosťom.

3. Kategórie spracúvaných osobných údajov a účely spracovania

Spracúvame nasledujúce kategórie vašich osobných údajov:

• Účtovné údaje (história platieb, fakturačné údaje, IČO) — prevádzka aplikácie, podpora služieb, riešenie sťažností; právny základ: plnenie zmluvy.
• Kontaktné údaje (e-mail, telefón) — komunikácia s používateľom, podpora, marketing; právny základ: plnenie zmluvy; marketing: súhlas.
• Technické údaje (identifikácia zariadenia, typ prehliadača, prihlasovacie údaje) — zaistenie bezpečnosti služby, detekcia zneužitia, analýza; právny základ: oprávnený záujem.
• Údaje o partnerskom odkaze (označenie partnera a čas otvorenia odkazu; pri registrácii uložené pri vašom účte) — poskytnutie uvítacej výhody z partnerskej ponuky a vyrovnanie odmeny partnera (pozri čl. 8); právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Záznamy o komunikácii a reklamáciách (správy zaslané podpore, reklamácie a ich vybavenie) — vybavenie vašich žiadostí, dokumentovanie sporu a ochrana našich právnych nárokov; právny základ: plnenie zmluvy a oprávnený záujem.

4. Právne základy spracovania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame iba na základe týchto zákonných dôvodov:

• Plnenie zmluvy – Spracovanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou, alebo na vykonanie opatrení prijatých pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť (napr. vytvorenie účtu, správa registrácie).
• Zákonná povinnosť – Spracovanie je nevyhnutné na splnenie právnych povinností, ktoré sa na nás vzťahujú (napr. účtovné a daňové predpisy).
• Oprávnený záujem – Spracovanie je nevyhnutné na účely našich oprávnených záujmov, ako je zlepšovanie funkčnosti služby, zabezpečenie systému alebo vedenie záznamov na právnu ochranu, pokiaľ pred týmito záujmami nemajú prednosť vaše záujmy alebo základné práva a slobody.
• Súhlas – Pri marketingovej komunikácii spracúvame údaje na základe vášho súhlasu, ktorý môžete kedykoľvek odvolať.

5. Doba uchovávania osobných údajov

• Účtovné a daňové doklady (vrátane faktúr): až 10 rokov. Túto povinnosť máme podľa predpisov Českej republiky, keďže faktúry vystavuje česká spoločnosť: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (pozri aj čl. 7.3 Obchodných podmienok).
• Údaje o účte používateľa: doba trvania zmluvy + doba na uplatňovanie právnych nárokov (až 4 roky po ukončení zmluvy).
• Reklamácie a záznamy o komunikácii (podpora, riešenie sporov): 4 roky od vybavenia veci.
• Údaje o súhlase s marketingom: do odvolania súhlasu.
• Technické protokoly: maximálne 12 mesiacov.

6. Príjemcovia osobných údajov

Vaše osobné údaje môžeme zdieľať s:

• Spoločnosťou PayU S.A. (so sídlom ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznaň, Poľsko), ktorá ako samostatný prevádzkovateľ spracúva údaje nevyhnutné na spracovanie platby platobnou kartou (najmä platobné a identifikačné údaje platiteľa) na účely úhrady Služby
• Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Nemecko) — hosting a ukladanie dát v dátových centrách EÚ
• Sinch Mailgun (Mailgun Technologies, Inc. / Sinch Email, skupina Sinch) — odosielanie transakčných e-mailov prostredníctvom európskeho regiónu služby
• poskytovateľmi účtovných a daňových služieb, ktorí pre nás spracúvajú fakturačné údaje
• právnymi poradcami, súdmi a orgánmi verejnej moci, ak je to potrebné na uplatnenie alebo obhajobu našich právnych nárokov alebo ak to vyžaduje zákon

Poskytovatelia, ktorí pre nás spracúvajú údaje ako sprostredkovatelia (najmä Contabo a Sinch Mailgun), sú viazaní zmluvami podľa čl. 28 GDPR a spracúvajú dáta iba v nevyhnutne potrebnom rozsahu. PayU S.A. spracúva údaje ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných zásad.

Rezervačné kanály. Booking.com, Airbnb a ďalšie rezervačné kanály, ktorých kalendáre si prepojíte so Službou, nie sú našimi sprostredkovateľmi: kalendárne údaje z nich preberáme len na váš pokyn.

Prenos do tretích krajín. Vaše osobné údaje ukladáme na serveroch v EÚ. Pri poskytovateľovi e-mailových služieb (Sinch Mailgun) sa však nedá vylúčiť, že k údajom (najmä k e-mailovej adrese príjemcu a obsahu e-mailu) majú v rámci skupiny poskytovateľa prístup aj subjekty mimo EÚ/EHP, vrátane USA (napríklad pri technickej podpore alebo údržbe). Takýto prenos je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR, ktoré sú súčasťou zmluvy o spracúvaní údajov s poskytovateľom. Informáciu o týchto zárukách vám na požiadanie poskytneme na privacy@bestguest.sk.

7. Zabezpečenie osobných údajov

Implementovali sme technické a organizačné opatrenia na zaistenie zodpovedajúcej úrovne zabezpečenia vašich osobných údajov. Pravidelne tieto opatrenia preskúmavame a aktualizujeme v súlade s najnovšími bezpečnostnými štandardmi. Podrobnosti sú dostupné na stránke „Bezpečnosť a dôvera” na webe Služby.

Automatizované rozhodovanie a profilovanie: Naša spoločnosť nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie v zmysle čl. 22 GDPR. K prenosu údajov do tretích krajín pozri čl. 6.

8. Súbory cookie a analytika

Webové stránky bestguest.sk používajú Plausible Analytics, bezcookiový nástroj na meranie návštevnosti, ktorý neukladá súbory cookie a nezbiera osobné údaje — preto sa nevyžaduje banner na súhlas so súbormi cookie.

Partnerské odkazy. Ak otvoríte odkaz niektorého z našich partnerov (napríklad ubytovacieho portálu, ktorý Best Guest odporúča), uložia webové stránky a aplikácia Best Guest do miestneho úložiska vášho prehliadača označenie partnera a čas otvorenia odkazu. Záznam neobsahuje žiadne ďalšie údaje, nezdieľa sa s partnerom ani s nikým ďalším, ďalší partnerský odkaz ho prepíše a po 30 dňoch sa nepoužije a odstráni. Ak sa počas tejto doby zaregistrujete, uložíme pri vašom účte, cez ktorého partnera ste prišli, aby sme vám poskytli uvítaciu výhodu z partnerskej ponuky (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a mohli s partnerom vyrovnať jeho odmenu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Partner sa od nás nedozvie vaše meno ani kontaktné údaje. Záznam v prehliadači môžete kedykoľvek odstrániť vymazaním údajov webu.

Okrem záznamu partnerského odkazu opísaného vyššie používa aplikácia Best Guest iba technické úložisko nevyhnutné pre jej prevádzku (prihlasovacie a relačné údaje); nepoužívajú sa žiadne reklamné ani sledovacie cookies.

9. Vaše práva ako dotknutej osoby

V súvislosti so spracovaním vašich osobných údajov máte nasledujúce práva:

• Právo na prístup k vašim osobným údajom
• Právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov
• Právo na výmaz (právo na zabudnutie) za podmienok stanovených GDPR
• Právo na obmedzenie spracovania v prípadoch stanovených GDPR
• Právo na prenosnosť údajov k inému prevádzkovateľovi
• Právo namietať proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme
• Právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov
• Právo podať sťažnosť na dozorný orgán (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, alebo dozorný orgán vo vašom členskom štáte EÚ)

Uplatnenie práva na výmaz — zmazanie účtu

Svoj účet môžete zmazať sami, bez kontaktovania podpory, v sekcii Nastavenia → Zabezpečenie administračnej aplikácie. Po overení vašej totožnosti (heslom, alebo jednorazovým kódom zaslaným na váš e-mail) je účet okamžite deaktivovaný a odhlásený zo všetkých zariadení a začína plynúť 30-dňová ochranná lehota. 7 dní a 1 deň pred definitívnym zmazaním vám zašleme pripomienkový e-mail; počas ochrannej lehoty môžete účet kedykoľvek obnoviť — stačí sa znova prihlásiť a obnovenie potvrdiť. Ak ste jediným vlastníkom pracovného priestoru, potvrdením sa zruší aktívne predplatné a priestor bude na konci ochrannej lehoty uzavretý.

Po uplynutí ochrannej lehoty vaše osobné údaje trvalo zmažeme alebo anonymizujeme. Údaje, ktoré sme zo zákona povinní uchovať — najmä účtovné doklady — uchovávame po zákonnú dobu uvedenú v článku 5. S otázkami k zmazaniu účtu sa na nás obráťte na privacy@bestguest.sk.

10. Kontaktné údaje

Na uplatnenie svojich práv alebo s akýmikoľvek otázkami ohľadom spracovania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať na privacy@bestguest.sk.

Ak sa domnievate, že spracovanie vašich údajov porušuje GDPR, máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk, alebo na dozorný orgán vo vašom členskom štáte EÚ (podľa miesta vášho obvyklého pobytu alebo miesta výkonu práce, alebo podľa miesta údajného porušenia).

11. Zmeny zásad spracovania osobných údajov

Tieto zásady môžeme príležitostne aktualizovať, aby sme zohľadnili zmeny v našich postupoch alebo právnych požiadavkách. O významných zmenách vás budeme informovať prostredníctvom našej webovej stránky alebo e-mailom.

Tieto zásady nadobúdajú účinnosť dňa 1.6.2026.