Zásady spracovania osobných údajov pre hostí

Tento dokument popisuje spracovanie osobných údajov hostí — osôb, ktoré vypĺňajú registračný (check-in) formulár u ubytovateľa používajúceho Best Guest, prípadne si v súvislosti s tým vytvárajú vlastný účet Best Guest. Ak ste ubytovateľ, platia pre vás samostatné Zásady spracovania osobných údajov pre ubytovateľov.

1. Úvod

Spoločnosť Hotel Analytics s.r.o., IČO: 06723756, so sídlom Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Česká republika, poskytuje ubytovateľom webovú a mobilnú službu Best Guest na registráciu hostí. Tento dokument vysvetľuje, ako spracúvame vaše osobné údaje ako hosťa, a to v dvoch odlišných rolách popísaných nižšie, v súlade so Všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov (GDPR).

2. Naše dve role vo vzťahu k vašim údajom

(a) Údaje z registračného (check-in) formulára — sme sprostredkovateľ. Ubytovateľ, u ktorého sa ubytovávate, je vo vzťahu k týmto údajom prevádzkovateľom osobných údajov. My tieto údaje spracúvame v mene ubytovateľa ako sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR, na základe sprostredkovateľskej zmluvy uzatvorenej s ubytovateľom (Príloha č. 1 Obchodných podmienok pre ubytovateľov). To znamená, že svoje práva dotknutej osoby (prístup, oprava, výmaz a pod.) uplatňujete primárne u ubytovateľa; ak nás kontaktujete priamo, váš požiadavok postúpime príslušnému ubytovateľovi a poskytneme mu súčinnosť pri jeho vybavení.

(b) Údaje voliteľného účtu Best Guest — sme prevádzkovateľ. Ak si vytvoríte vlastný účet Best Guest (prihlásenie e-mailovým kódom, uložený profil pre budúce pobyty, nastavenie súhlasov), sme vo vzťahu k týmto údajom prevádzkovateľom osobných údajov my. Svoje práva v tejto role môžete uplatniť priamo u nás (pozri čl. 9 a 10).

3. Kategórie spracúvaných osobných údajov a účely spracovania

(a) Údaje z registračného formulára (spracúvame ako sprostredkovateľ v mene ubytovateľa):

  • Identifikačné údaje (meno, priezvisko, dátum narodenia, štátna príslušnosť) — splnenie zákonných povinností ubytovateľa; právny základ (na strane ubytovateľa ako prevádzkovateľa): zákonná povinnosť.
  • Adresa pobytu (trvalá adresa, adresa počas pobytu) — evidencia hostí pre miestne dane a hlásenie cudzineckej polícii; právny základ: zákonná povinnosť.
  • Cestovné doklady (číslo pasu alebo občianskeho preukazu, druh dokladu, číslo víza) — splnenie povinností podľa zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov; právny základ: zákonná povinnosť.
  • Údaje o pobyte (dátum a čas príchodu a odchodu, účel pobytu) — splnenie zákonných povinností a výpočet miestnych daní; právny základ: zákonná povinnosť.
  • Podpis (ak je vyžadovaný ubytovateľom) — potvrdenie správnosti údajov poskytnutých hosťom; ukladá sa do vášho profilu iba vtedy, ak ste vyjadrili súhlas s Podmienkami pre hostí.

(b) Údaje voliteľného účtu (spracúvame ako prevádzkovateľ):

  • Kontaktné údaje (e-mail) — prihlásenie pomocou jednorazového kódu, zabezpečenie účtu, komunikácia; právny základ: súhlas / plnenie zmluvy o poskytovaní účtu.
  • Profil hosťa (dobrovoľne uložené identifikačné a kontaktné údaje z predchádzajúcich pobytov) — zjednodušenie vyplnenia budúcich registračných formulárov; právny základ: súhlas.
  • Nastavenia súhlasov (súhlas so spracovaním osobných údajov, súhlas s podmienkami, marketingové preferencie) — evidencia udeleného súhlasu; právny základ: plnenie právnej povinnosti preukázať súhlas.

4. Právne základy spracovania osobných údajov

  • Súhlas dotknutej osoby – využívame najmä pri vytvorení vášho účtu a ukladaní profilu pre budúce pobyty; súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať, bez toho aby to ovplyvnilo možnosť vyplniť registračný formulár ako neregistrovaný hosť.
  • Plnenie zmluvy – nevyhnutné na poskytnutie funkcie účtu (uloženie profilu, prihlásenie).
  • Zákonná povinnosť – pri údajoch z registračného formulára ide o povinnosť ubytovateľa podľa zákona č. 404/2011 Z. z. (evidencia cudzincov) a zákona č. 582/2004 Z. z. o miestnych daniach a miestnom poplatku za komunálne odpady a drobné stavebné odpady (miestna daň za ubytovanie); my tieto údaje spracúvame ako sprostredkovateľ na základe pokynov ubytovateľa.
  • Oprávnený záujem – zabezpečenie Služby a ochrana pred zneužitím.

5. Doba uchovávania osobných údajov

  • Údaje z registračného formulára (kniha ubytovaných): uchováva ich ubytovateľ ako prevádzkovateľ po dobu 5 rokov od posledného záznamu (povinnosť podľa zákona č. 404/2011 Z. z. a zákona č. 582/2004 Z. z.); po túto dobu ich spracúvame aj my ako sprostredkovateľ v mene ubytovateľa.
  • Údaje voliteľného účtu: kým účet existuje; po podaní žiadosti o zmazanie účtu plynie 30-dňová ochranná lehota, po uplynutí ktorej sú údaje trvalo zmazané alebo anonymizované (pozri čl. 9).
  • Podpis uložený v profile: uchovávaný po dobu existencie účtu, zmazaný spoločne s účtom.
  • Technické protokoly: maximálne 12 mesiacov.

6. Príjemcovia osobných údajov

Vaše osobné údaje z registračného formulára môžu byť zdieľané s:

  • Ubytovateľom, u ktorého sa registrujete (ako prevádzkovateľom)
  • Orgánmi verejnej moci (cudzinecká polícia, obec) v rozsahu stanovenom zákonom, prostredníctvom ubytovateľom obsluhovaného manuálneho hlásenia (portal.minv.sk) a knihy ubytovaných
  • Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Nemecko) — hosting a ukladanie dát v dátových centrách EÚ
  • Sinch Mailgun — odosielanie transakčných e-mailov (napr. overovací kód pre prihlásenie)

Všetci poskytovatelia tretích strán sú viazaní zmluvami podľa čl. 28 GDPR. Vaše osobné údaje sú uchovávané iba na území EÚ a nie sú odovzdávané mimo EÚ.

7. Zabezpečenie osobných údajov

Implementovali sme technické a organizačné opatrenia na zaistenie zodpovedajúcej úrovne zabezpečenia vašich osobných údajov (šifrovanie pri prenose aj v pokoji, riadenie prístupu, zálohovanie). Podrobnosti sú dostupné na stránke „Bezpečnosť a dôvera” na webe Služby.

Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie v zmysle čl. 22 GDPR.

Webové stránky bestguest.sk používajú Plausible Analytics, bezcookiový nástroj na meranie návštevnosti, ktorý neukladá súbory cookie a nezbiera osobné údaje. Aplikácia Best Guest používa iba technické úložisko nevyhnutné pre jej prevádzku (prihlasovacie a relačné údaje); nepoužívajú sa žiadne reklamné ani sledovacie cookies.

9. Vaše práva ako dotknutej osoby

Máte nasledujúce práva: prístup k údajom, oprava, výmaz, obmedzenie spracovania, prenosnosť, námietka proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme, odvolanie súhlasu a právo podať sťažnosť na dozorný orgán (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky).

Ako tieto práva uplatniť pri údajoch z registračného formulára: obráťte sa primárne na ubytovateľa, u ktorého ste sa ubytovali — je ich prevádzkovateľom. Ak nás kontaktujete priamo na privacy@bestguest.cz, váš požiadavok postúpime príslušnému ubytovateľovi a poskytneme mu súčinnosť pri jeho vybavení.

Ako tieto práva uplatniť pri údajoch vášho účtu: kontaktujte nás priamo na privacy@bestguest.cz, alebo využite samoobslužné nástroje popísané nižšie.

Uplatnenie práva na výmaz — zmazanie účtu

Svoj účet môžete zmazať sami, bez kontaktovania podpory, na stránke Účet v hosťovskej aplikácii. Po overení vašej totožnosti (jednorazovým kódom zaslaným na váš e-mail) je účet okamžite deaktivovaný a odhlásený zo všetkých zariadení a začína plynúť 30-dňová ochranná lehota. 7 dní a 1 deň pred definitívnym zmazaním vám zašleme pripomienkový e-mail; počas ochrannej lehoty môžete účet kedykoľvek obnoviť — stačí sa znova prihlásiť a obnovenie potvrdiť.

Po uplynutí ochrannej lehoty vaše účtové údaje (profil, uložený podpis, nastavenia súhlasov) trvalo zmažeme alebo anonymizujeme. Zmazanie vášho účtu neovplyvňuje záznamy o vašom pobyte v knihe ubytovaných ubytovateľa — tie je ubytovateľ povinný zo zákona uchovávať po dobu uvedenú v článku 5 bez ohľadu na stav vášho účtu Best Guest. S otázkami k zmazaniu účtu sa na nás obráťte na privacy@bestguest.cz.

10. Kontaktné údaje

Na uplatnenie svojich práv alebo s akýmikoľvek otázkami ohľadom spracovania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať na privacy@bestguest.cz.

Ak sa domnievate, že spracovanie vašich údajov porušuje GDPR, máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk.

11. Zmeny zásad spracovania osobných údajov

Tieto zásady môžeme príležitostne aktualizovať, aby sme zohľadnili zmeny v našich postupoch alebo právnych požiadavkách. O významných zmenách vás budeme informovať prostredníctvom našej webovej stránky alebo e-mailom, ak máte vytvorený účet.

Tieto zásady nadobúdajú účinnosť dňa 1.6.2026.