Best Guest vs. manuálne hlásenie cez portal.minv.sk

Čo hovorí zákon

Ubytovateľ musí pri cudzincovi zabezpečiť vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu a doručiť ho policajnému útvaru do piatich dní od ubytovania; doručiť ho možno aj cez elektronickú službu zavedenú na tento účel (§ 113 písm. c) zákona č. 404/2011 Z. z.). Cudzincom je podľa § 2 ods. 2 „každý, kto nie je štátnym občanom Slovenskej republiky“, teda aj hosť z Česka, Nemecka alebo Poľska. Vyplnené tlačivo hosť podpisuje (§ 112 ods. 1 písm. j) pri občanoch EÚ, EHP a Švajčiarska, § 111 ods. 1 písm. l) pri hosťoch z tretích krajín).

Zákon tu hovorí o piatich dňoch, nie pracovných dňoch, takže víkendy a sviatky sa do lehoty rátajú. Či sa lehota posúva, keď piaty deň pripadne na víkend alebo sviatok, zákon výslovne nerieši, preto s tým nerátajte. Porušenie povinností podľa § 113 je správny delikt, za ktorý policajný útvar uloží pokutu do 3 300 € (§ 119 ods. 1 písm. a) a ods. 2). Podrobnosti vrátane toho, ako sa lehota počíta, rozoberá stránka Zákon č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov, postup krok za krokom návod na hlásenie pobytu cudzincov.

Čo ručné hlásenie cez portal.minv.sk v skutočnosti obnáša

Ministerstvo vnútra SR prijíma tlačivo osobne na policajnom útvare, poštou alebo cez elektronickú službu. Elektronická služba „Zápis do knihy ubytovaných“ na portal.minv.sk je však len pre registrovaného ubytovateľa: o registráciu žiadate riaditeľstvo hraničnej a cudzineckej polície a osoby, ktoré budú za vás hlásiť, potrebujú občiansky preukaz s čipom (eID) s aktivovaným kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP). Potom pri každej rezervácii so zahraničnými hosťami:

1. Prečítate údaje zo správy z rezervačného kanála, z fotky dokladu alebo z papierového formulára.
2. Prihlásite sa do e-služby a každého hosťa vypíšete do formulára — okrem iného meno, dátum a miesto narodenia, štátnu príslušnosť, číslo dokladu, pobyt od – do a účel pobytu. MV SR ponúka dve cesty: ručné vyplnenie formulára hosť po hosťovi, alebo hromadný import XML súboru, ak vám ho vytvorí váš softvér.
3. Podanie podpíšete a odošlete. Potvrdenia o splnení prihlasovacej povinnosti vám MV SR doručuje do elektronickej schránky na slovensko.sk.
4. Zapíšete hostí do knihy ubytovaných. Viesť ju ukladá § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. pri všetkých hosťoch vrátane Slovákov a pri cudzincoch v nej musí byť aj štátna príslušnosť a dátum narodenia (§ 113 písm. b) zákona č. 404/2011 Z. z.). E-služba „Zápis do knihy ubytovaných“ ju napriek názvu nenahrádza.

K tomu MV SR uvádza, že povinnosť zabezpečiť vyplnenie úradného tlačiva, uschovať tlačivá dva roky a na požiadanie predložiť originály polícii zostáva zachovaná aj pri elektronickom hlásení.

Vynásobte to každým zahraničným hosťom a každou rezerváciou a vyjde z toho reálny čas aj reálne riziko, keď rezervácia príde v nabitý deň a hlásenie sa prehliadne.

Kde sa ručný proces láme

Problém spravidla nie je v tom, že by sa hostia nehlásili vôbec — je to tá jedna rezervácia, ktorá príde neskoro večer, ten jeden hosť s rozmazanou fotkou dokladu, ten jeden hosť z EÚ, o ktorom si niekto myslí, že sa hlásiť nemusí, alebo ten jeden týždeň, keď je zamestnanec chorý a nikto nekontroluje rezervačnú schránku. K správnemu deliktu stačí jediný nenahlásený hosť a pokutu možno uložiť ešte tri roky po porušení (§ 119 ods. 3). Pri jej výške polícia prihliada aj na to, či ide o opakované porušenie.

Pri elektronickom podaní k tomu môžu hlásiť len osoby, ktoré ste pri registrácii splnomocnili a ktoré majú eID s KEP. Keď práve nie sú k dispozícii, lehota beží ďalej.

Čo sa zmení s Best Guest

Hosť si sám vyplní online check-in ešte pred príchodom, takže na vašej strane už nikto neopisuje údaje zo správy alebo z fotky dokladu. Formát a povinné polia sa kontrolujú už pri vypĺňaní.

Z rovnakých údajov Best Guest pripraví hlásenie cudzincov ako XML súbor vo formáte, ktorý MV SR zverejňuje pre import do e-služby „Zápis do knihy ubytovaných“:

• za rezerváciu alebo za zvolené obdobie, podľa toho, ako chcete hlásiť,
• za všetkých hostí bez slovenského občianstva, vrátane občanov EÚ, EHP a Švajčiarska; slovenských hostí do súboru nezaradí,
• po kontrole v náhľade: pred stiahnutím uvidíte každého hosťa a Best Guest ukáže, čo treba doplniť. Hosťa s nevyriešeným problémom do súboru nezaradí.

Súbor sa vytvára vždy nanovo z aktuálnych údajov, takže ho po oprave alebo neskôr kedykoľvek stiahnete znova. V e-službe na portal.minv.sk ho nahráte, podpíšete a odošlete; potvrdenie vám príde do schránky na slovensko.sk rovnako ako pri ručnom podaní.

Z tých istých údajov sa vedie aj kniha ubytovaných so všetkými hosťami vrátane Slovákov. Stiahnete si ju v PDF za mesiac, rok alebo vlastné obdobie, aj s podpisom hosťa z online check-inu. Best Guest k tomu spočíta aj daň za ubytovanie za každý pobyt.

Čo sa nezmení

• Podanie robíte vy. Pre Slovensko zatiaľ neexistuje verejne zdokumentované rozhranie na automatické odoslanie hlásenia, takže súbor nahráte a podpíšete pod svojím prístupom ubytovateľa. Registráciu na MV SR a eID s KEP potrebujete rovnako ako bez Best Guest.
• Lehotu sledujete vy. Podklady máte pripravené hneď po check-ine, odoslať ich do piatich dní od ubytovania je však na vás.
• Úradné tlačivo Best Guest nevypĺňa. Hosť pri online check-ine podpisuje elektronicky a jeho podpis nájdete aj v knihe ubytovaných v PDF. Ako sa elektronický podpis hosťa má k požiadavke MV SR uschovať podpísané tlačivá dva roky, rozoberáme v článku Elektronický podpis cudzinca pri hlásení pobytu.
• XML súbor slúži len pre e-službu. Ak hlásite osobne alebo poštou, tlačivo vypĺňate sami; údaje hostí však máte z check-inu pohromade.

Ako prejsť z ručného hlásenia

1. Zaregistrujte sa v Best Guest — prvých 14 dní je zadarmo, bez platobnej karty (cenník).
2. Ak e-službu MV SR ešte nepoužívate, požiadajte o registráciu ubytovateľa. ID svojho ubytovacieho zariadenia z e-služby potom zadáte v nastaveniach Best Guest — bez neho XML súbor nevytvorí.
3. Odkaz na online check-in vložte do automatických správ na Airbnb, Booking.com alebo vo svojom channel manageri.