Kniha ubytovaných je register, ktorý musí viesť každý, kto na Slovensku poskytuje ubytovanie na základe zmluvy o ubytovaní, podľa § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. o hlásení pobytu občanov Slovenskej republiky a registri obyvateľov Slovenskej republiky — o všetkých hosťoch, slovenských aj zahraničných, bez ohľadu na to, či ubytováva jedného hosťa mesačne alebo desiatky denne. Pri cudzincoch k nej pridáva údaje § 113 písm. b) zákona č. 404/2011 Z. z. o pobyte cudzincov.

Kniha ubytovaných a evidencia na daň za ubytovanie

Slovenské predpisy poznajú dve evidencie hostí:

  • Kniha ubytovaných (§ 24 zákona č. 253/1998 Z. z.) — vedie ju každý ubytovateľ o všetkých hosťoch.
  • Evidenčná kniha na účely dane za ubytovanie (§ 41a ods. 2 zákona č. 582/2004 Z. z.) — vedie ju platiteľ dane, teda ubytovateľ v obci, ktorá daň za ubytovanie zaviedla. Zápisy v nej musia byť prehľadné a usporiadané postupne z časového hľadiska.

Zákon nevyžaduje, aby to boli dva samostatné zošity. Naše odporúčanie: veďte jednu knihu, ktorá obsahuje údaje pre obe evidencie — teda aj údaje, ktoré navyše vyžaduje § 41a ods. 2 (pozri nižšie).

Čo kniha ubytovaných obsahuje

Podľa § 24 ods. 1 zákona č. 253/1998 Z. z. (všetci hostia):

  • meno a priezvisko ubytovaného,
  • číslo jeho občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu,
  • adresu trvalého pobytu,
  • dobu ubytovania.

Pri cudzincoch navyše podľa § 113 písm. b) zákona č. 404/2011 Z. z.: štátnu príslušnosť a dátum narodenia.

Evidenčná kniha na daň za ubytovanie podľa § 41a ods. 2 zákona č. 582/2004 Z. z. obsahuje meno a priezvisko, adresu trvalého pobytu, dátum narodenia, číslo a druh preukazu totožnosti (občiansky preukaz, cestovný pas alebo iný doklad), dĺžku pobytu (počet prenocovaní) a ďalšie záznamy potrebné na správne určenie dane — napríklad dôvod oslobodenia podľa VZN vašej obce.

Pri zahraničných hosťoch sa tieto údaje prekrývajú s údajmi, ktoré sa uvádzajú aj v hlásení pre Cudzineckú políciu.

Musí byť v papierovej forme?

Nie. § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. ani § 113 zákona č. 404/2011 Z. z. konkrétnu formu nepredpisujú a § 41a ods. 2 zákona č. 582/2004 Z. z. evidenciu na účely dane výslovne dovoľuje viesť „v listinnej podobe alebo elektronickej podobe“. Dôležité je, aby kniha obsahovala zákonné údaje a aby ste ju vedeli predložiť pri kontrole. Digitálna kniha ubytovaných túto požiadavku spĺňa a v praxi je jednoduchšie kontrolovateľná než ručne vedený zošit.

Ako dlho záznamy uchovávať

Tu treba rozlišovať knihu a tlačivá hlásenia:

  • Vyplnené tlačivá o hlásení pobytu cudzinca — Ministerstvo vnútra SR na svojej stránke o hlásení pobytu cudzincov uvádza, že povinnosť ubytovateľa tlačivá uschovať po dobu dvoch rokov a na požiadanie predložiť originály na kontrolu policajnému útvaru zostáva zachovaná. To isté uvádza aj Podnikajte.sk.
  • Samotná kniha ubytovaných — § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. ani § 113 zákona č. 404/2011 Z. z. dobu uchovávania neurčujú a neurčuje ju ani § 41a zákona č. 582/2004 Z. z. pre evidenčnú knihu na účely dane. V sekundárnych zhrnutiach sa často uvádza okolo 5 rokov; v týchto predpisoch sme tento údaj nenašli, preto ho neprezentujeme ako zákonnú lehotu.

Kým si dobu uchovávania neoveríte priamo s Cudzineckou políciou, so svojou obcou (pri dani za ubytovanie) alebo s právnym poradcom, odporúčame nezmazávať ani neskartovať záznamy skôr, ako po dlhšom z uvádzaných období.

Kontrola

Policajný útvar má podľa § 113 písm. d) zákona č. 404/2011 Z. z. právo vstupu do všetkých priestorov ubytovacieho zariadenia na účel kontroly plnenia povinností — vrátane nahliadnutia do knihy ubytovaných. Evidenčnú knihu na účely dane môže pri správe dane kontrolovať obec. Vedenie neúplnej alebo neaktuálnej knihy je samostatným rizikom nad rámec samotného hlásenia cudzincov.

Ako to rieši Best Guest

Best Guest generuje digitálnu knihu ubytovaných automaticky z údajov, ktoré hosť vyplní pri online check-ine — za všetkých hostí, slovenských aj zahraničných, bez ručného prepisovania. Export v PDF si stiahnete za mesiac, za rok alebo za vlastné obdobie; obsahuje okrem iného meno a priezvisko, druh a číslo dokladu, dátum narodenia, štátnu príslušnosť, adresu, dátum príchodu a odchodu a podpis hosťa. Samostatný stĺpec s počtom prenocovaní export nemá — vyplýva z dátumov príchodu a odchodu.

Súvisiace stránky

Časté otázky

Musí byť kniha ubytovaných papierová?

Nie. § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. ani § 113 zákona č. 404/2011 Z. z. formu knihy nepredpisujú a § 41a ods. 2 zákona č. 582/2004 Z. z. evidenciu na účely dane za ubytovanie výslovne dovoľuje viesť v listinnej alebo elektronickej podobe. Digitálna kniha teda postačí, ak obsahuje zákonné údaje a viete ju predložiť pri kontrole.

Je kniha ubytovaných na Slovensku to isté ako domovní kniha v Česku?

Nie celkom. Na Slovensku ukladá viesť knihu ubytovaných o všetkých hosťoch § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. a pri cudzincoch k nej pridáva údaje § 113 písm. b) zákona č. 404/2011 Z. z. Ak ste platiteľom dane za ubytovanie, vyžaduje § 41a ods. 2 zákona č. 582/2004 Z. z. aj evidenčnú knihu na účely dane. Aj na Slovensku sú to teda dve zákonné evidencie — viesť ich však môžete v jednej knihe, ak obsahuje údaje pre obe.

Ako dlho treba uchovávať záznamy z knihy ubytovaných?

Pre samotnú knihu ubytovaných § 24 zákona č. 253/1998 Z. z. ani § 113 zákona č. 404/2011 Z. z. dobu uchovávania neurčujú. Pre vyplnené tlačivá o hlásení pobytu cudzinca Ministerstvo vnútra SR uvádza, že ich ubytovateľ musí uschovať dva roky a na požiadanie predložiť originály policajnému útvaru. Údaj o 5 rokoch pre celú knihu, ktorý sa uvádza v sekundárnych zhrnutiach, sme v týchto predpisoch nenašli — kým si dobu neoveríte, záznamy neskartujte.

Kto môže do knihy ubytovaných nahliadnuť?

Príslušný policajný útvar má podľa § 113 písm. d) zákona č. 404/2011 Z. z. právo vstupu do všetkých priestorov ubytovacieho zariadenia na účel kontroly plnenia povinností vrátane nahliadnutia do knihy ubytovaných. Údaje z knihy musí ubytovateľ podľa § 24 ods. 2 zákona č. 253/1998 Z. z. poskytnúť aj štátnym orgánom, ktoré plnia úlohy ochrany ústavného zriadenia, vnútorného poriadku, bezpečnosti a obrany štátu.

Zdroje

Súvisiace návody

Ako vám pomôže Best Guest

Overené podľa

O autorovi

Miroslav Kuták

Zakladateľ Best Guest, Hotel Analytics s.r.o.

Miroslav Kuták vyvíja Best Guest — softvér spoločnosti Hotel Analytics s.r.o. na automatizáciu registrácie hostí a zákonných povinností ubytovateľov.

Viac o Best Guest →

Iba informatívne

Táto stránka slúži iba pre všeobecnú informáciu a nie je právnym ani daňovým poradenstvom. Sadzby, lehoty a oslobodenia stanovuje zákon a obecné vyhlášky a môžu sa meniť — aktuálne požiadavky si vždy overte na svojej obci alebo u odborného poradcu.