Kópiu dokladu robiť nemusíte a bez súhlasu hosťa by ste ju robiť nemali. Povinnosť ubytovateľa na Slovensku znie: overiť totožnosť hosťa a odpísať zákonom určené údaje do knihy ubytovaných — pri cudzincoch navyše do hlásenia pre Cudzineckú políciu. A jedna vec je zakázaná výslovne: občiansky preukaz si nesmiete nechať ako zálohu (§15 zákona č. 395/2019 Z. z.).
Čo smiem, čo musím a čo nesmiem?
| Činnosť | Dovolené? |
|---|---|
| Vyžiadať si doklad a overiť totožnosť hosťa | Áno — je to predpoklad zápisu do evidencie |
| Odpísať zákonom určené údaje do knihy ubytovaných | Áno, povinné |
| Vyhotoviť kópiu/sken dokladu bez súhlasu hosťa | Nie — chýba právny základ, porušenie zásady minimalizácie |
| Vyhotoviť kópiu so skutočne dobrovoľným súhlasom | Len s jasným účelom a dobou uchovávania |
| Nechať si doklad ako zálohu počas pobytu | Nie — výslovný zákonný zákaz (§15 zákona č. 395/2019 Z. z.) |
Prečo je plošné kopírovanie problém?
Doklad totožnosti obsahuje podstatne viac údajov, než ubytovateľ na svoje zákonné povinnosti potrebuje: fotografiu tváre, rodné číslo, podpis, dátumy vydania a platnosti. Kópiou alebo skenom spracúvate všetky tieto údaje naraz — bez právneho základu a v rozpore so zásadou minimalizácie podľa GDPR. Odborné zdroje z praxe označujú práve zaobchádzanie s dokladmi hostí za najrizikovejšiu GDPR oblasť slovenských ubytovateľov.
Poctivá odpoveď na otázku, či slovenský zákon kopírovanie dokladov výslovne zakazuje: nie, výslovný zákaz kopírovania v zákone o občianskych preukazoch nenájdete (na rozdiel od českej úpravy, ktorá ho má). Zákaz v praxi vyplýva z GDPR — na kópiu potrebujete právny základ, a ten pri bežnom ubytovaní chýba, pokiaľ ním nie je skutočne dobrovoľný súhlas hosťa.
Čo výslovne zakazuje zákon o občianskych preukazoch
Zákon č. 395/2019 Z. z. v §15 stanovuje, že občiansky preukaz sa nesmie odovzdať ani prijať ako záloh a nesmie sa odovzdať ani odobrať v súvislosti s poskytovaním služieb. Prax niektorých recepcií nechať si doklad hosťa počas pobytu — či už ako zálohu za kľúč, alebo na neskoršie opísanie údajov — je teda priamo v rozpore so zákonom. Doklad si vyžiadajte, údaje odpíšte a doklad hneď vráťte.
Koľko údajov skutočne potrebujete?
- Slovenský hosť: meno a priezvisko, číslo občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresa trvalého pobytu, doba ubytovania — zapísané do knihy ubytovaných. Rodné číslo nepotrebujete.
- Cudzinec: navyše údaje pre hlásenie polícii — dátum narodenia, štátna príslušnosť, číslo cestovného dokladu, účel pobytu — s lehotou hlásenia 5 dní od ubytovania. Stále ide o odpis údajov, nie o kópiu pasu.
Prehľad, ktorá povinnosť sa na ktorého hosťa vzťahuje, nájdete v článku Musím hlásiť aj slovenských hostí?
Ako to rieši Best Guest
Pri online check-ine hosť vyplní svoje údaje ešte pred príchodom sám — do systému sa dostanú len polia potrebné pre knihu ubytovaných a pri cudzincoch pre podklady hlásenia polícii, nie obraz celého dokladu. Recepcia tak nemusí doklady kopírovať ani prepisovať a údaje sú uložené v štruktúrovanej evidencii, z ktorej viete pri kontrole aj žiadosti hosťa o výmaz presne doložiť, čo o ňom spracúvate.
Súvisiace stránky
Časté otázky
Musím robiť kópiu občianskeho preukazu hosťa?
Nie. Žiadny zákon od ubytovateľa kópiu dokladu nevyžaduje — povinnosť znie overiť totožnosť a zapísať zákonom určené údaje do knihy ubytovaných, pri cudzincoch aj do hlásenia pre políciu. Odpis údajov túto povinnosť plní úplne rovnako ako kópia, ale bez zbytočného spracúvania fotografie, rodného čísla a ďalších údajov, ktoré na ubytovanie nepotrebujete.
Smiem si urobiť kópiu alebo sken dokladu, ak s tým hosť súhlasí?
So skutočne dobrovoľným, informovaným súhlasom hosťa to možné je — súhlas ale nesmie byť podmienkou ubytovania, musíte vedieť preukázať jeho udelenie a mať jasne určený účel aj dobu uchovávania kópie. Bez súhlasu alebo iného právneho základu je plošné kopírovanie dokladov v rozpore so zásadou minimalizácie údajov podľa GDPR.
Smie si recepcia nechať občiansky preukaz hosťa ako zálohu?
Nie. Zákon č. 395/2019 Z. z. o občianskych preukazoch v §15 výslovne zakazuje odovzdať alebo prijať občiansky preukaz ako záloh aj odovzdať či odobrať ho v súvislosti s poskytovaním služieb. Prax nechať si doklad na recepcii počas pobytu je teda priamo v rozpore so zákonom, nielen s GDPR.
Potrebujem od slovenského hosťa rodné číslo?
Nie. Do knihy ubytovaných patrí meno a priezvisko, číslo dokladu, adresa a doba ubytovania — rodné číslo medzi zákonom vyžadované údaje nepatrí a jeho plošné zbieranie je z pohľadu GDPR zbytočné riziko navyše.
Ako je to pri cudzincoch — tam predsa potrebujem viac údajov?
Áno, pri cudzincoch zapisujete údaje potrebné pre hlásenie Cudzineckej polícii (meno, číslo cestovného dokladu, dátum narodenia, štátnu príslušnosť, dobu a účel pobytu). Stále však ide o odpis konkrétnych údajov, nie o povinnosť vyhotoviť kópiu pasu — a lehota na hlásenie je 5 dní od ubytovania.
Zdroje
Overené podľa
Iba informatívne
Táto stránka slúži iba pre všeobecnú informáciu a nie je právnym ani daňovým poradenstvom. Sadzby, lehoty a oslobodenia stanovuje zákon a obecné vyhlášky a môžu sa meniť — aktuálne požiadavky si vždy overte na svojej obci alebo u odborného poradcu.